Leistungen / Features

Strukturierte Ablage von Dateien:

• Anlegen beliebig vieler Rubriken und Unterrubriken zur Abbildung der gewünschten Unternehmensstruktur.
• Verträge und Rechnungen können ineinander verschachtelt in den jeweiligen Rubriken angelegt werden.
• Übersichtliche Baumstruktur

Flexibles Rechtekonzept:

• Individuelle Vergabe von Rechten (keine, lesen, schreiben, admin) bis in jeden Zweig der Baumstrukturen hinein.
• Freie Abbildung von Gruppen- und Userrechten.
• Ein Administrator verwaltet im „Hintergrund“ (backend) die Rechte, indem er sie einzelnen oder mehreren Usern oder Gruppen zuweist.
  Dies ist flexibel auf die gesamte Instanz oder individuell nur auf einzelne Teilbereiche (Rubriken) anwendbar.

Mandantenfähigkeit:

• Anlage beliebig vieler Instanzen bzw. Firmen, Standorte oder Abteilungen, bei denen die Datenhaltung komplett getrennt sein kann.
• Zugriffsschutz: Verhinderung eines gleichzeitigen Zugriffs mehrerer User durch check-in/check-out Mechanismus.
  Der User arbeitet nur auf der Applikation (Frontend) und sieht nur die ihm erlaubten Inhalte.

Internetapplikation:

• weltweiter Zugriff von jedem Standort mit Internetzugang aus möglich.
• keine Installation an den Clients notwendig. Ausnahmen sind optionale Plugins für die Scannfunktion etc..
• Verwendung von standardisierten Internettechnologien wie http, xml, .net etc.
• Zentrale Speicherung der Daten.
• Verwendung von neusten Technologien wie .net, xml, AJAX etc.

Vertragsmetadaten / Rechnungsdaten beinhalten:

• Vertragspartner Leistungsgeber - Adressen sind per Autocomplete auswählbar.
• Leistungsnehmer - Adressen sind per Autocomplete auswählbar.
• Vertragsart (Auswahl z.B. Miete, Leasing, Lizenz etc.)
• Kurzbeschreibung
• Status (z.B. Freigegeben, Gekündigt, Unterschriftslauf etc.)

Vertragslaufzeit - Fristen

• Vertragsbeginn Verlängerung um je (Einheit)
• Kündigungsfrist
Kündigungsdatum (wird automatisch berechnet und angezeigt)
• Mindestdauer Datum (wird automatisch berechnet und angezeigt)
• Vorlauf intern (Einheit)  für den Terminwächter
Mitteilungsdatum (wird automatisch berechnet und angezeigt)

Sonstige Vertragsdaten

• Vertragsname
• Vertragsnummer
• Status (aktiv / inaktiv)
• Wiedervorlage
• Ablageort
• Kontaktperson - Adressen sind per Autocomplete auswählbar.
• Bemerkung (persönliche Einträge können hier vorgenommen werden)
• Volumen Gesamt

Attribute sind je Instanz dynamisch erweiterbar.

• Die Adressen werden in einer separaten Datenbank gespeichert und sind somit bequem pflegbar.
• Auswahl per Autocomplete.

Rubriken beinhalten:

• Übersicht über Kosten und Erträge der darin befindlichen Verträge und Rechnungen.
• Filterfunktion nach getrennter Darstellung aller offenen, bezahlten oder gesamten Beträge und nach Datum.
• Filter und Kombinationen von Vertragsmetadaten ermöglichen umfangreiche Auswertungen über beliebige Vertragsmengen.
• Automatische Summenfunktion.
• Übersicht über die Wiedervorlagen.

Archiv- / Versionenfunktion:

• Wiederherstellung alter, bereits gelöschter Daten.
  (Rubriken, Verträge und / oder Rechnungen aus dem Archiv).
• Wiederherstellung alter Versionen (Verträge, Rechnungen).
• Versionierung der Dokumente bis 999 Versionen.
• Die Anzahl kann bei Bedarf noch höher eingestellt werden.

Dokumentenverwaltung in Rechnungen oder Verträgen:

• Speicherung beliebiger Dateiformate (z.B. doc, pdf,...).
• Integration von eigenen Dokumentenvorlagen.
• Dokumente können Objekten frei zugewiesen werden.
• Verschlagwortungsfunktion zum besseren Auffinden der Dokumente durch eine  Suchfunktion.
• Versionierung der Dokumente in beliebiger Anzahl.

Suchfunktion:

• Schnelles Auffinden von Dateien.
• Verschlagwortungsfunktion / Indexierung zum besseren Auffinden der Dokumente durch eine Suchfunktion.
• Volltextindexierung durch SQL-Server.
  Inhaltssuche auch innerhalb der Dokumente, soweit indexierbar.
• In der Applikation und im Backend integriert
• Spezielle Reportingfunktionen ermöglichen individuelle Suchen über die Vertragsdaten hinweg.

Logbucheinträge in Verträgen und Rechnungen:

• Persönliche Eintragungen von Bemerkungen bei Verträgen und Rechnungen möglich.
• Auflistung mit Datum, Name und Bemerkung(en).
• Bearbeiten und Löschen der Einträge jederzeit möglich.

Drucken / Exportieren von Daten:

• Daten können ausgedruckt und exportiert werden.
• Standardexport sind nach xml (Vertragsdaten) und ical (Termine im Kalenderformat für Outlook und andere.)
• Der Export kann individuell an die Anforderungen des Kunden erweitert werden.

Import von Daten und Dokumenten (z.B. aus Excel, Word etc.)

• Normaler Import über die Zwischenablage.
• Ein individueller Import aus einem bestimmten Programm oder System wie SAP kann als Kundenwunsch implementiert werden.
• Beliebige Dateiformate (z.B. doc, pdf,...) der Dokumente beim upload möglich.

Scannerschnittstelle: - optional

• Import von Dokumenten über direktes Einscannen möglich
• Eingescannte Dokumente können über eine zusätzliche OCR-Funktion für die Suche ‚lesbar‘ gemacht werden.

Eingabe von Zahlungen:

• Eingabe der Beträge (Kosten / Erträge offen / bezahlt)
• Bearbeiten und Löschen der Eingabe jederzeit möglich
• Automatische Summenberechnung aller Zahlungen
• Filterfunktion: Anzeigemöglichkeit entweder aller offenen, bezahlten oder der gesamten Summe der Zahlungen
• je nach Wunsch getrennt in der Übersicht eines Vertrages, Rubrik oder Instanz.

Änderungsdokumentation (Journal)

• Aufzeichnen aller Änderungsschritte (Wer hat wann was gemacht?) in der Applikation
• Journal zur Auflistung nach Usern im Backend auswertbar.

Datumsfilter:

• In der Übersicht (Instanz oder Rubrik) kann der Zeitraum individuell angegeben werden, welche Zahlungen bei der Berechnung berücksichtigt werden sollen.
  (z.B. alles von einem Tag, Monat oder Jahr)
• Spezielle Reportingfunktionen ermöglichen individuelle Suchen kombiniert mit einem Datumsfilter über die Vertragsdaten hinweg.

Status von Verträgen/Rechnungen:

• Jedes Objekt kann aktiv oder inaktiv gesetzt werden. 
• Inaktiv gesetzte Verträge oder Rechnungen bleiben bei der Summenberechnung unberücksichtigt.

Wiedervorlagen auf einen Blick:

• Auflistung aller Wiedervorlagen für Verträge und Rechnungen in einer Gesamtübersicht.
• Farbliche Unterscheidung der Zeiträume.
• Terminwächterfunktion:
  Automatische Erinnerung der Wiedervorlagen bzw. der Termine per email.

Sprachen der Applikation:

• Frontend (Applikation) bisher in deutsch und englisch.
  Um beliebige Sprachen auf Kundenwunsch erweiterbar.

Fristenmanagement:

• Terminwächterfunktion: Automatische Erinnerung der Wiedervorlagen bzw. der Termine per email.
• Erinnerungszeiten einstellbar

Reporting:

• Spezielle Reports bzw. Suchergebnisse lassen sich mit umfangreichen Filtern je Objekt in der Baumstruktur (Abteilung X, Produkt Y…) einstellen
• Filter und Kombinationen von Vertragsmetadaten ermöglichen umfangreiche Auswertungen über beliebige Vertragsmengen.

  - Ausbaustufe -

• Beliebiger Export durch Sonderprogrammierung möglich.
• Beliebiger Report durch Sonderprogrammierung möglich.
• Individuelle Funktionen nach Anforderungen möglich.